IDENTIFICA EL PROPÓSITO
Aclarar el propósito de tu reunión es el primer paso de la planeación y también el más importante; además, impulsará todos los demás elementos de tu preparación.
ASEGÚRATE DE QUE NECESITAS ESA REUNIÓN
No convoques a una nueva reunión sin antes pensar en otras maneras de lograr tu objetivo.
DESARROLLA UNA AGENDA PRELIMINAR
Decide cuánto tiempo le dedicarás a cada tema y qué orden para tratarlos tiene más lógica.
ELIGE A LOS PARTICIPANTES ADECUADOS
Piensa en quiénes pueden ayudarte a lograr tu objetivo y quiénes se verán afectados por el resultado de la reunión.
ASIGNA PAPELES
Darles a los participantes un papel específico que desempeñar puede aumentar la concentración y la participación.
DECIDE CUÁNDO Y DÓNDE
El lugar de la reunión ayuda a establecer el tono.
ENVÍA LA INVITACIÓN Y LA AGENDA
Asegúrate de que los asistentes conozcan el propósito de la reunión.
ENVÍA CUALQUIER INFORME O LECTURA PREVIA
Además, subraya las conclusiones clave de las lecturas para quienes no hayan tenido tiempo de leer los textos.
IDENTIFICA EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES
Elige un método para tomar decisiones con anticipación para asegurarte de que salgas de la reunión con un resultado claro.
PRUEBA EL EQUIPO QUE VAYAS A UTILIZAR
Este paso parece evidente, pero a veces es difícil apartar tiempo para los detalles logísticos.
TEN UNA VERSIÓN FINAL DE LA AGENDA
Si la agenda cambió, reparte la versión final a los participantes.
DA SEGUIMIENTO
Si asignaste papeles, verifica que los asistentes entiendan cuáles serán sus funciones.
PREPÁRATE
Hacer el trabajo de preparación aumentará tu seguridad y te permitirá estar listo para tener una reunión exitosa.
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